Réceptionniste

Posted 3 mois ago

Survol

Relevant de la directrice RH et Opérations, la ou le Réceptionniste est responsable de la gestion administrative et opérationnelle du bureau, incluant : L’entretien du bureau, les achats, entrée de données, événements, etc.

Vos responsabilités

  • En charge des achats et de la gestion des demandes, incluant : fournitures de bureau, cartouches d’encre, batteries, fruits, nourriture lors de dîners spéciaux, etc.
  • Veiller à l’entretien et à la propreté générale du bureau. S’assurer que tout soit organisé, propre et d’apparence professionelle en tout temps.
  • S’assurer que tous les équipements soient fonctionnels et en bonne condition, en faisant la coordination des contrats de service.
  • Accueillir et diriger les visiteurs et les clients.
  • Négocier les contrats de service chaque année, dépendant du type de contrat.
  • Développer et maintenir un système de classement électronique efficace, permettant une recherche d’information rapide et facile.
  • En charge des services d’entretien, depuis la négociation des contrats jusqu’au traitement des factures.
  • En charge de l’équipe des premiers soins, des campagnes de vaccination et autres tâches reliées à la santé et sécurité.
  • Collaborer à la mise en place des événements spéciaux, incluant : la gestion des fournisseurs, la négociation des prix, la commande de nourriture et tout autre équipement requis.
  • Préparer les bordereaux de dépôt, effectuer des dépôts à la banque
  • Préparer les conciliations bancaires mensuelles
  • Assister dans la gestion des dossiers comptables, en faisant des copies et du classement de documents
  • Faire de l’entrée de données
  • Traiter les factures reçues.
  • Supporter la Coordonnatrice RH dans diverses tâches, dont l’agenda et l’événement mensuel des anniversaires.
  • Fournir un support administratif à la direction.

Vos compétences

  • Diplôme collégial ou baccalauréat en Administration.
  • Un minimum de 2 ans d’expérience pertinente.
  • Bilinguisme oral et écrit en anglais et français.
  • Connaissance du système ERP et/ou CRM sera considéré comme un atout.
  • Habiletés d’organisation et de gestion de temps très développées.
  • Orienté vers la résolution de problèmes.
  • Fortes aptitudes relationnelles et communicationnelles.
  • Savoir communiquer avec des collègues de tous les niveaux hiérarchiques, aptitude à développer des relations de confiance.

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